Специалист по документообороту, Административный ассистент, Специалист отдела административной поддержки

Ведение электронного документооборота в 1С Управление торговлей;
Оформление реализаций и согласование отгрузок;
Заведение (изменение) карточек контрагентов в 1С;
Заведение карточек договоров в 1С;
Оформление документов по передаче товаров на тестирование;
Проверка, контроль и обработка первичной документации по поступлению ТМЦ, проведение в 1С УТ и в 1С Бухгалтерия;
Проверка архива реализации ТМЦ;
Запрос корректных документов по отгрузкам у контрагентов;
Разнесение дополнительных расходов по заказам клиентов;
Проведение инвентаризаций ТМЦ, анализ расхождений по остаткам товаров в 1С УТ и 1С Бухгалтерии

Специалист отдела административной поддержки ЦБ (март 2022-апрель 2023):
Работа с договорами ГПХ и юр.лицами: сбор информации для составления
технического задания к договору, подготовка проекта договора/доп.соглашения, подготовка
служебных записок/обоснований о возможности заключения договоров/доп.соглашений,
заведение карточки договора в 1с, редактирование, отслеживание статуса согласования
договора, подписание договорной документации с к/а;
Обработка закрывающих документов по договорам (получение, проверка
корректности оформления/комплектности документов, подписание, своевременная
передача оригиналов в бухгалтерию);
Составление закрывающих документов (акты выполненных работ/оказанных услуг);
Заведение заявок на оплату в 1С, отслеживание статуса оплат, ведение реестров оплат;
Оформление заказов к договору;
Взаимодействие с подрядчиками, ведение деловой переписки;
Организация документооборота: входящая и исходящая корреспонденция, учёт, хранение,
сканирование, копирование документов, передача адресату;
Подготовка проектов писем, запросов и других документов в рамках деятельности отдела;
Регистрирование запросов, служебных записок в 1С ЭДО;
Составление гибких графиков работы сотрудников редакций в 1С ЗУП;
Формирование табелей учета рабочего времени в системе 1С ЗУП по подразделениям цифрового блока;
Оформление уведомлений о работе в праздничный/выходной день/сверхурочной работе;
Оформление командировок сотрудников: заведение заявок в 1С ДО, взаимодействие с
ответственными подразделениями агентства в целях обеспечения командированных
сотрудников гостиницами, такси, проездными документами;
Содействие работникам подразделений цифрового блока в решении вопросов кадрового
характера в рамках своих полномочий;
Взаимодействие с финансовым и кадровым департаментами по первичным кадровым
документам

Ресепшн (февраль 2021-март 2022):
Работа с входящей/исходящей корреспонденцией (письма, e-mail сообщения): прием, регистрация, хранение, передача адресату;
Оформление, выдача и регистрация пропусков гостям агентства, подрядчикам и сотрудникам ТАСС;
Оформление и выдача пропусков на внос/вынос материальных ценностей;
Оформление удостоверений сотрудников агентства;
Обработка списков участников на мероприятия, проходящие в агентстве: пресс-конференции, деловые визиты и т. д.);
Обработка заявок на парковку, учет и распределение гостевых/рабочих парковочных мест;
Обработка технических заявок на сотрудников;
Составление графика работы сотрудников отдела;
Организация работы переговорных комнат: бронирование, контроль порядка, чай/кофе;
Консультирование посетителей и работников агентства по интересующим их вопросам в пределах своей компетенции;
Помощь в организации внутренних мероприятий агентства;
Замещение руководителя отдела во время отпуска;
Работа в режиме многозадачности

Развитие клиентской базы путем поиска новых клиентов в сфере международной торговли (в том числе холодные звонки);
Коммуникация с контрагентами, консультирование по текущим вопросам;
Документооборот (своевременная передача документов в бухгалтерию, согласование и подписание договоров и приложений);
Планирование графика отгрузок текущим клиентам;
Подготовка пакета документов для таможенного оформления;
Работа с дебиторской задолженностью;
Ведение деловой переписки на английском языке с поставщиками/покупателями;
Перевод документов с русского на английский и с английского на русский;
Внесение и отслеживание данных в программах 1С и Excel;
Работа в Битрикс24;
Подготовка и редактирование договоров с контрагентами и приложений к ним;
Проверка документации, подготовка к аудиту - запрос необходимых документов, сертификатов;
Работа с актами сверок - проверка на соответствие данных в таблице по отгрузкам

Прием входящих звонков;
Консультация абитуриентов по интересуемым их вопросам;
Прием документов для поступления в вуз;
Работа в программе 1С

Работа с клиентскими обращениями;
Консультация клиентов в онлайн чате, по электронной почте, в скайпе и по телефону;
Обработка претензионных обращений;
Сопровождение договоров займа (консультации, информирование о возникновении задолженности);
Ведение телефонных переговоров с клиентами с целью уточнения причин несвоевременных платежей по кредиту;
Мотивация клиентов на своевременное погашение кредита;
Анализ анкет для принятия решения по выдаче займов;
Рассмотрение заявок на займ

Обзвон клиентов по базе;
Реклама услуг салона;
Консультирование клиентов;
Запись на процедуры