Административный директор

Контроль и анализ бизнес процессов компании. Описание и оптимизация бизнес процессов. Планирование и исполнение бюджетов. Планирование и обеспечение административной поддержки компании. Операционное управление АХО. Развитие корпоративной культуры. Участие в разработке программы по приёму и адаптации новых сотрудников, развитии HR бренда компании. Автоматизация бизнес процессов (интеграция в Битрикс24, 1С, СЭД).
Задачи, выполненные в течение первых трёх месяцев работы:
1. Проведение анализа структуры административного департамента с учётом функционала сотрудников.
2. Планирование бюджета на год.
3. Разработка ЛНА по делопроизводству, в котором отражены: правила работы с документами: создание, учёт, хранение, требования к оформлению документов. Согласование, введение в действие.
4. Анализ процесса организации командировок. Разработка и внедрение ЛНА по командировкам и служебным поездкам.
5. Анализ ключевых бизнес- процессов компании. Внесение предложений по улучшению и их имплементация.

• Организация и координация работы административного отдела (персонал в линейном и функциональном подчинении)
• Организация хозяйственного, технического обслуживания и содержание Головного офиса в надлежащем состоянии.
• Организация рабочего пространства для работников, рабочих мест для новых работников.
• Написание и внедрение политик компании в разрезе АХО и Travel, контроль за их исполнением.
• Участие в составлении бюджета АХО и Travel, управление, оптимизация расходов.
• Проведение тендеров/аукционов/RFP среди Travel поставщиков (агентства корпоративного туризма, авиаперевозчики, отельная программа, транспортные компании, чартерные брокеры). Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками АХО.
• Оформление первичных документов, поступающих от поставщиков (закрывающие документы, договоры), их согласование, подписание, оплата счетов по всем контрактам АХО и командировочным статьям. Отражение поступлений / перемещение активов в 1С.
• Оптимизация и автоматизация процессов организации командировок и командировочного документооборота.
• Визовая поддержка внутреннего клиента и внешних партнеров.
• Разработка системы отчетов для руководства компании, ежемесячные отчеты о нарушениях Travel политики и политики по мобильной связи; статистические отчеты для финансового блока; годовой глобальный Business Travel Review.
• Организация и полное сопровождение корпоративных мероприятий для высшего руководства компании/ организация и проведение мероприятий на базе Головного офиса/ содействие в организации мероприятий в регионах.
• Подбор и обучение персонала.
• Проведение инвентаризации хозяйственной части компании.
• Коммуникация с внутренним клиентом/работа с обратной связью.
Достижения:
Создала и реализовала проект Зеленого офиса;
Минимизировала затраты компании по направлениям за счет обновления ЛНА по тревел и мобильной связи;
Запустила проект по автоматизации процесса оформления командировок (от создания Приказа до закрытия командировки, включая оформление тревел услуг);
Повысила лояльность внутреннего клиента благодаря внедрению различных мероприятий (чайные/кофейные дегустации, корп праздники, создание уютной и комфортной рабочей атмосферы).

Оптимизация и автоматизация процессов организации командировок и командировочного документооборота. Проведение тендеров/аукционов/RFP среди поставщиков услуг (агентства, авиаперевозчики, гостиничная программа, трансферные компании, чартерные брокеры). Координация и контроль работы ТМС. Работа с поставщиками, заключение и ведение договоров. Написание и продвижение политик и инструкций. Работа с отчетами и анализ статистики по расходам на командировки. Оптимизация платежных решений в тревел. Коммуникация с внутренним клиентом.
Достижения:
Разработала отельную программу (50+ отелей), что сократило затраты по направлению на 15%;
Заключила контракты на особых условиях с лидирующими авиакомпаниями, что позволило сократить затраты компании на 10%;
Внедрила платформу онлайн бронирования тревел услуг для 1000+ пользователей. Данный инструмент позволяет существенно сократить временные затраты работников и снизить расходы компании.