Помощник руководителя

Выполняемые функции

- взаимодействие с Управлением делами Президента Российской Федерации (УД ПРФ);
- учет и распределение поступающей документации (гос. заданий, запросов, распоряжений, приказов Правительства РФ) из УД ПРФ, подготовка ответов, контроль сроков исполнения;
- планирование, координация и ведение рабочего графика руководителя: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, рабочих совещаний, деловых встреч; ведение и корректирование рабочего календаря руководителя;
- учет и распределение поступающей информации, касающейся руководителя, своевременная передача документов, сообщений и информации руководителю (письменно или устно);
- составление, ведение, архив протоколов совещаний, проводимых руководителем;
- постановка задач руководителям структурных подразделений, сотрудникам компании;
- оперативное выполнение поручений руководителя, контроль исполнения решений;
- переговоры со сторонними организациями по оперативным и текущим вопросам, телефонные переговоры, деловая переписка;
- организация встреч гостей и партнёров компании на любом уровне, организация проведение и контроль присутствия необходимого состава на совещаниях;
- оперативное выполнение поручений руководителя, контроль исполнения решений;
- ведение базы контактов руководителя;
- ведение календаря дней рождения партнеров и сотрудников компании (приобретение подарков, заказ цветов и т.д.).
- ведение документооборота (официальные и внутренние письма, приказы, распоряжения, акты, и др. документы);
- взаимодействие с иными службами учреждения (финансовой, юридической, экономической, и др.).

Выполняемые функции

- Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, рабочих совещаний, деловых встреч, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководителя
- Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно)
- Полная административная и организационная поддержка руководителя
- Организация деловых переговоров, поездок и командировок руководителя (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц и т.п.)
- Выполнение поручений руководителя и членов семьи: нотариус, заграничные поездки, мобильная связь, интернет, покупка подарков, мед. обслуживание, страхование, оплата счетов, досуг и т.д.
- Организация встреч гостей и партнёров компании на любом уровне, организация проведение и контроль присутствия необходимого состава на совещаниях
- Составление, ведение, архив протоколов совещаний, проводимых руководителем
- Постановка задач руководителям структурных подразделений, сотрудникам компании
- Оперативное выполнение поручений руководителя, контроль исполнения решений
- Переговоры со сторонними организациями по оперативным и текущим вопросам. Телефонные переговоры. Деловая переписка
- Ведение базы контактов руководителя
- Ведение календаря дней рождения партнеров и сотрудников компании (приобретение подарков, заказ цветов и т.д.)
- Руководство административным отделом - контроль работы служб АХО (офис-менеджеров, курьеров, водителей, сотрудников склада, домашнего персонала и пр.)
- Бюджетирование административного отдела, контроль соблюдения одобренного бюджета
- Разработка и внедрение внутренних нормативных документов, регламентирующих трудовое и административное сотрудничество компании (должностные обязанности, акты и др. документы)
- Работа с персоналом (подбор сотрудников, проведение собеседований, разработка и внедрение схем мотивации персонала, а также разработка мер по увеличению лояльности работающего коллектива, учет рабочего времени)
- Взаимодействие с подрядными организациями, обеспечивающими: поставку канцелярии, корпоративную связь, обслуживание транспорта, ремонт в офисах и т.д., заключение договор на подрядное обслуживание, улаживание возникающих разногласий в процессе работы с подрядчиками
- Поддержание жизнеспособности офисов (сбор информации о приобретении необходимого инструментария, его поставка в офисы)
- Взаимодействие с иными отделами компании (финансовым, юридическим)
- Взаимодействие с региональными и зарубежными подразделениями компании, дочерними предприятиями
- Представление интересов компании в гос. структурах в рамках вмененной компетенции.

Выполняемые функции

Договора:
- Расчет стоимости договора
- Составление договоров
- Учет документов к договорам (контроль их подписания, получения)
- Отслеживание и контроль финансовых операций по договорам
- Составление Актов выполненных работ, приемки-передачи работ
- Контроль сроков сдачи работ
- Общение с Заказчиками и Подрядчиками

Финансы:
- Учет командировочных расходов
- Планирование хозяйственных расходов компании
- Отчеты по хозяйственным расходам компании

Кадры:
- Написание, учет трудовых соглашений
- Учет трудовых книжек
- Написание кадровых приказов
- Учет рабочего времени, отпусков
- Расчет коэффициента заработной платы
- Подбор персонала
- Оформление и учет документов для командировок
- Составление, внесение изменений в штатное расписание

Делопроизводство:
- Входящая-исходящая документация
- Составление писем, коммерческих предложений, приказов, распоряжений, запросов
- Организация/ ведение деловых встреч, переговоров, совещаний
- Организация командировок (заказ билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка)
- Постановка задач персоналу по поручению Генерального директора
- Контроль исполнения поручений
- Координация работы сотрудников
- Ведение деловой переписки
- Выполнение поручений руководителя
- Обеспечение руководителя необходимой информацией
- Обеспечение офиса хозяйственными, канцелярскими товарами, продуктами

Выполняемые функции

- Организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, рабочих совещаний, деловых встреч
- Подготовка, редактирование договоров (на оказание услуг)
- Участие в маркетинговых мероприятиях
- Обеспечение соответствующего документооборота отделов, отчетность
- Ведение табеля учета рабочего времени отделов
- Участие в подготовке документации для тендеров
- Ведение клиентской базы данных
- Деловая переписка (в т.ч. и на английском языке)
- Организация командировок руководителей и сотрудников, визовая поддержка
- Координация работы курьеров и водителей
- Выполнение задач, определенных руководителем

Выполняемые функции

- Прием входящих звонков‚ прием - отправка факсов‚ работа с почтой компании (в том числе с электронной почтой).
- Координация работы офисных водителей и курьера‚ прием гостей.
- Контроль исполнения поручений руководителя, визовая поддержка, организация командировок
- Организация работы приемной руководителя
- Деловая переписка.
- Работа с мини-АТС
- Бронирование переговорных, обеспечение их всем необходимым
- Выполнение задач, определенных руководителем