Помощник руководителя в приемную Совета Депутатов

от 45 000 руб.

Компания "Администрация городского округа Химки"

Обязанности:

• Составление план-графика встреч, совещаний и мероприятий руководителя;
• Составление маршрутного листа для транспортного подразделения и обеспечение логистики документов/материалов согласно план-графика и маршрутного листа;
• Обеспечение деятельности Совета депутатов городского округа, контроль за предоставлением и расходованием бумаги, канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей;
• Подготовка и контроль работы офисной техники, информационных баз, офисных, служебных и прикладных программ/приложений в приемной Совета депутатов городского округа и кабинетах сотрудников;
• Работа в Межведомственной системе электронного документооборота, офисных, прикладных и служебных программах, приложениях, информационных системах, базах данных, социальных сетях и мессенджерах;
• Организация и обеспечение совещаний в формате личных встреч и посредством видеоконференцсвязи (ВКС), участие в совещаниях, подготовка и запрос у структурных подразделений\учреждений необходимых документов и материалов, оформление протоколов по результатам совещаний и перечня поручений;
• Контроль исполнения поручений и получение необходимых документов/материалов по исполненным поручениям, по запросам руководителя;
• Оформление и заказ пропусков, проездных и иных подтверждающих документов;
• Подготовка документов на подпись руководителю, маршрутизация документов в Совете депутатов городского округа, Администрации городского округа и структурных подведомственных подразделениях/учреждениях, контроль исполнения документов с грифом "СРОЧНЫЕ";
• Подготовка и оформление презентационных материалов, информационных сообщений, повесток совещаний, афиш мероприятий, служебных записок, ответов на обращения жителей и организаций;
• Оформление наградных документов (Почетная грамота, благодарственное письмо и т.д.);
• Исполнение поручений вышестоящих руководителей.

Требования:

• Высшее образование по специальностям: юриспруденция, государственно-муниципальное управление, правоохранительная деятельность, экономика.

  Дополнительное образование по направлениям графический дизайн, документационное обеспечение, информационное обеспечение приветствуется.

• Опыт работы от 2-х лет;

• Грамотность в оформлении документов, работа в режиме многозадачности, системных подход к выполнению задач, уверенный пользователь Microsoft PowerPoint, Word, Excel, Outlook, МСЭД, знание оргтехники, ведение соцсетей, опыт работы в базах данных, информационных системах, мессенджерах и прикладных программах;

• Пунктуальность, коммуникабельность, умение работать в команде, стремление к новым знаниям.

Условия:

• Наименование структурного подразделения - управление/отдел

  Совет депутатов (приемная);

• Условия рабочего времени и адрес: Рабочая неделя 5/2 с 09.00 до 18-00, по необходимости привлечение сверхурочно согласно утвержденного руководителем графика дежурства или распоряжениям руководителя. Адрес6 г.Химки, ул. Московская д.15.