Офис-менеджер

- Подготовка бухгалтерской отчетности для сдачи в архив МИД России.
- Оформление договоров с сотрудниками, принятыми на месте.
- Организация учета поступающих материальных ценностей и основных средств (карты учета, постановка и снятие с учета, списание, инвентаризация, переоценка).
- Расчеты за коммунальные услуги.
- Создание электронного архива документов по коммунальным услугам.
- Оформление страховых взносов.

Организация работы офиса: организация рабочих мест персонала офиса, контроль за работой и использованием офисного оборудования, условиями работы в помещениях офиса (освещение, системы отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха и т.п.), обеспечение порядка в помещениях и соблюдение установленного порядка сотрудниками Компании.
- Подготовка бюджета и отчетов по административным расходам.
- Организация деловых встреч, приемов, оказание необходимой поддержки посетителям, гостям, делегациям, клиентам и партнерам Компании.
- Организация командировок сотрудников Компании и помощь в организации приезда иностранных сотрудников и гостей (обработка запросов на командировки, получение необходимых согласований руководства, билеты, приглашения, визы, отели, и другие организационные вопросы).
- Осуществление контроля за расходованием денежных средств бюджета Компании в области административных и финансово-хозяйственных операций в сотрудничестве с финансовым и кадровым отделами.
- Оказание административной поддержки отделу кадров в области ведения табеля учета рабочего времени.
- Выбор подрядных организаций, заключение договоров, контроль за работой. Организация учета расходов компании в 1С.
- Контроль за соблюдением условий Договора Аренды, в том числе заключение договора аренды, контроль за осуществлением арендных платежей; включая взаимодействие с собственником здания по всем вопросам, связанным с арендой офисных помещений, занимаемых Компанией.
-Подготовка первичной документации.
-Ведение баз данных, реестров и прочих регистрационных таблиц, связанных с деятельностью компании.
-Разработка логистических решений.
- Обеспечение офиса канцелярскими и хозяйственными принадлежностями, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы, организация мобильной связи в Компании.
- Обеспечение сотрудников Компании визитными карточками согласно корпоративной политике Компании.
- Участии в процессе поиска персонала (размещение заявок на поиск персонала, проведение первичных собеседований).
- Проведение первичного инструктажа сотрудников при приеме на работу. Ведение документации по пожарной безопасности и охране труда.
- Участие в работе со страховыми компаниями (добровольное медицинское страхование, страхование от несчастных случаев, страхование недвижимости и ответственности третьих лиц).
- Адмнистративная поддержка генерального директора.
-Ведение деловой переписки с иностранными сотрудниками Компании на английском языке.

Обеспечение бесперебойной работы офиса.
-Обеспечение офиса канцелярскими и хозяйственными принадлежностями, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы, организация мобильной связи в Компании.
-Выбор подрядных организаций, заключение договоров, контроль за работой. Организация учета расходов компании в 1С.
- Контроль за соблюдением условий Договора Аренды, в том числе заключение договора аренды, контроль за осуществлением арендных платежей; включая взаимодействие с собственником здания по всем вопросам, связанным с арендой офисных помещений, занимаемых Компанией.
- Обеспечение офиса канцелярскими и хозяйственными принадлежностями, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы, организация мобильной связи в Компании.
- Обеспечение сотрудников Компании визитными карточками согласно корпоративной политике Компании.
- Участии в процессе поиска персонала (размещение заявок на поиск персонала, проведение первичных собеседований).
- Организация командировок сотрудников Компании и помощь в организации приезда иностранных сотрудников и гостей (обработка запросов на командировки, получение необходимых согласований руководства, билеты, приглашения, визы, отели, и другие организационные вопросы).

Прием и распределение звонков и корреспонденции.
- Организация и координация встреч руководителя.
- Организация приема посетителей.
- Прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись;
Ведение делопроизводства: составление писем, запросов и другой документации.
- Представление интересов компании в налоговых органах, пенсионном фонде и других государственных организациях.
- Оформление представительских расходов.
- Организация встреч, переговоров, ведение и оформление протоколов совещаний.
- Контроль исполнения поручений руководителя.
- Координация работы транспорта отеля.
- Оформление приказов, распоряжений.
- Подготовка аналитических справок, материалов, расчетов и пр.

- Составление трудовых договоров с сотрудниками.
- Оформление договоров с сотрудниками, принятыми на месте.
- Подготовка и предоставление бухгалтерской отчетности в МИД РФ.
- Учет материальных ценностей и основных средств (карты учета Основных средств, постановка и снятие с учета, списание, инвентаризация, переоценка).
- Произведение расчетов оплат за коммунальные услуги.
- Создание базы архива документов по оплате счетов за свет, телефоны, отопление и излишки жилой площади.
- Произведение расчета фонда заработной платы на следующий год.
- Оформление страховых взносов за недвижимость.