Ассистент отдела

― контроль выполнения условий договоров с федеральными сетями, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их выполнение;
― контроль погашения дебиторской задолженности;
― управление промо-активностью, согласно установленному регламенту, включая расчет маркетинговых акций;
― подготовка презентаций продукции;
― подготовка документации для участия в тендерах;
― координация работы региональных Дистрибьюторов;
― проведение полевых аудитов в магазинах федеральных сетей, в т.ч. с целью контроля работы мерчандайзеров;
― подготовка ценообразования;
― работа по документообороту с клиентами;
― формирование ассортиментной матрицы, ротация и листинг товара

― бронирование/покупка билетов, бронирование гостиниц, планирование затрат и составление авансового отчета для сотрудников, отбывающих в командировки;
― хозяйственное обеспечение работы дирекции;
― составление распоряжений руководителя и приказов генерального директора;
― контроль исполнения поручений руководителя, распоряжений руководителя и приказов генерального директора, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их исполнение;
― формирование текущих отчетов для руководителя на основе данных от региональных Дистрибьюторов;
― выполнение работы по подготовке совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
― выполнение других служебных поручений руководителя

― ведение расписания руководителя, организация деловых встреч руководителя;
― организация поездок руководителя (бронирование гостиниц, приобретение билетов, подготовка документов для виз);
― организация встреч партнеров из других городов (транспорт, бронирование гостиниц, приобретение билетов, питание, отметка командировочных удостоверений);
― анализ информации, предоставляемой руководителю;
― выполнение поручений руководителя;
― контроль исполнения распоряжений руководителя;
― составление авансовых отчетов руководителя;
― координация работы сотрудников офиса в период длительного отсутствия руководителя;
― подготовка «презентационных клипов» (с использованием ресурса Microsoft Office PowerPoint);
― размещение информации рекламного характера на интернет-ресурсах;
― ведение сайта предприятия: информационное наполнение и корректировка;
― взаимодействие с рекламными и полиграфическими службами:
• разработка, корректировка и согласование текстов и макетов статей, визиток, баннеров.
• разработка бланков учетных документов для членов дачного некоммерческого товарищества.
― составление или корректировка документов: приказов, распоряжений, писем, хозяйственных договоров (подряда, поставок, аренды, займи и т.п.)
― учет и контроль соблюдения сроков согласования договоров службами;
― подготовка пакета документов для участия в тендерах;
― формирование финансовой заявки на основе базы счетов и прохождения оплат;
― организация корпоративных мероприятий.
― прием и распределение звонков (мини-АТС);
― консультирование граждан;
― регулирование потока встреч с руководителем;
― сканирование документов для создания электронного архива документов (все учредительные документы, частично разрешительные и согласовательные документы, частично личные документы сотрудников (паспорта, свидетельства, документы на собственность, дипломы и т.п.), документов на транспорт предприятия (ПТС, СТС и т. п.);
― печать документов;
― обеспечение работы корпоративной сотовой связи (заключение договора с сотовым оператором, выдача/восстановление/возврат sim-карт и документальное сопровождение указанных операций (заявления, служебные, приказы, письма, договоры, доп. соглашения), контроль пополнения лицевого счета, определение размера удержаний с работников согласно выставленного счета и лимита компенсации затрат предприятием)
― учет документов (документооборот одновременно по нескольким организациям (макс. 16))
o получение и регистрация документации (входящие/исходящие письма, служебные записки, распоряжения, приказы, договоры) с распределением между исполнителями;
o ведение банка электронных документов: входящих писем (в том числе e-mail), факсов.
― прием и распределение электронной почты;
― подготовка к отправке и отправка корреспонденции через ОС Почты России и федеральные курьерские службы.
― взаимодействие с арендаторами помещений офиса (заключение/расторжение договоров, разбивка выставленных счетов между арендаторами согласно использованному ресурсу, контроль оплаты, решение текущих хозяйственных вопросов).
― обеспечение работы офиса (уборка, закупка офисной мебели, закупка и организация ремонта оргтехники, обеспечение канцтоварами и его выдача, закупка хозяйственных материалов и инвентаря для содержания офиса, организация переезда в другие офисы);
― закупка продуктов для представительских мероприятий руководителя;
― взаимодействие с коммунальными и сервисными службами (ТСЖ, интернет-провайдер, телефонная компания проводной/сотовой связи, охранная фирма, оператор кабельного телевидения, служба доставки воды): расчет оплаты согласно показаниям счетчиков, предоставление информации по израсходованному ресурсу в коммунальные службы, оплата услуг и ведение статистики затрат по услугам, вызов представителей коммунальных и сервисных служб, заключение/расторжение договоров на сервисное обслуживание