Инженер-координатор

За время работы в должности инженера-координатора в ООО «ГрандТитул» в зону моей ответственности входили следующие вопросы:
• Ведение документооборота по данному проекту (сбор, хранение, актуализация и т.д.), подготовка и отправка писем и служебных записок, обработка входящих писем и служебных записок, связанных с работой группы, ведущей проект.
• Создание и ведение электронного архива документации по данному проекту (внутренняя и внешняя переписка, протоколы и первичные документы по договорам, правоустанавливающие документы, ИРД, проектная документация всех стадий, документы планирования и отчетности).
• Подготовка документов к производственным совещаниям, ведение протоколов совещаний группы, ведущей данный проект, осуществление контроля исполнения поручений по протоколам совещаний.
• Координация взаимодействия группы, ведущей проект, с внешними контрагентами. Сопровождение заключения договора.
• Организация согласования документов, связанных с деятельностью группы, внутри компании (договоры, акты, счета, пр.).
• Осуществление контроля исполнения контрагентами договорных обязательств.
• Осуществление текущего контроля выполнения графика развития проекта, информирование Руководителя подразделения об отклонениях и причинах отклонений от графика. Внесение корректировки в график.
• Подготовка и оформление документов внутреннего планирования и отчетности, связанных с деятельностью группы, ведущей проект.
• Выполнение отдельных поручений Руководителя подразделения.
Помимо этого, мне за рамками моих основных обязанностей удавалось справляться со следующими задачами:
• благодаря моей ответственной работе с внешними контрагентами сохранить длительные рабочие связи с теми из них, кто не привлекался в настоящее время к работе, с целью возможного возобновления сотрудничества с ними;
• участвовать в процессе оптимизации (сокращения) затрат по ведению бизнеса;
• подготовить и представить руководству аналитические справки по различным направлениям деятельности группы, ведущей проект.
В период работы в данной должности мне удалось достичь следующих результатов, которыми гордилась я сама и которые отмечались моим руководством:
• сократить на 40% время, необходимое для подготовки всего пакета документов для заключения договора;
• добиться повышения точности в части выполнения графика развития проекта на 50%;
• создать постоянную базу клиентов для проведения подрядных работ (78 клиентов);
• по поручению руководителя подразделения выполнила расчет экономической эффективности процесса сокращения затрат по одному из направлений работы подразделения.
Кроме того, я выполняла поручения руководителя подразделения, направленные на укрепление психологического комфорта в коллективе.

Преподавание экономики.

Создание и ведение архива договоров с клиентами-поставщиками, Сопровождение договоров поставки (входящая и исходящая корреспонденция, составление служебных записок, дополнительных соглашений). Составление и контроль исполнения графика договоров. Выяснение причин несоблюдения графика и личные встречи (при необходимости) с клиентами, нарушившими график поставки. Выполнение поручений руководителя.

Во время работы в должности инженера-координатора Внешнеэкономического торгового дома «Агроинторг» я обеспечивала выполнение следующих задач:
• Организация административного сопровождения встреч с контрагентами.
• Мониторинга цен потенциальных контрагентов.
• Ведение документооборота по данному проекту (сбор, хранение, актуализация и т.д.), подготовка и отправка писем и служебных записок, обработка входящих писем и служебных записок, связанных с работой группы, ведущей проект.
• Подготовки и оформления документов внутреннего планирования и отчетности, связанных с деятельностью группы, ведущей проект.
Помимо этого, я лично встречалась с представителями контрагентов для оперативного решения рабочих вопросов.