Офис-менеджер

- Организация работы персонала АХО – курьеры, водители, клининг (постановка задач, контроль их выполнения, распределение обязанностей, делегирование полномочий).
- Организация и административное сопровождение встреч с контрагентами.
- Работа по обеспечению офиса товарно-материальными ценностями.
- Осуществление сбора заявок. Формирование, утверждение и контроль бюджета расходов на офисные нужды, оптимизация затрат.
- Делопроизводство: работа с договорами, актами, приказами, служебными и докладными записками, формирование и ведение электронного архива.
- Ведение и обновление электронной корпоративной базы контактов, графика отпусков, командировок и отгулов.
- Мониторинг цен поставщиков.
- Заключение договоров с поставщиками, контроль их исполнения.
- Подготовка протоколов встреч и совещаний.
- Обеспечение взаимодействия с арендодателями по всем текущим вопросам (пропускной режим, телекоммуникации, энергоснабжение).
- Координация документооборота компании, контроль согласования договоров. Работа с корреспонденцией (контроль приема и рассылки).
- Ведение и контроль процесса по обеспечению корпоративной сотовой связью сотрудников компании.
- Общий контроль за состоянием офиса, работоспособностью офисной техники. Организация проведения ремонтных

работ в случае необходимости.
- Организация рабочих мест сотрудников офиса и офисного пространства (зон отдыха, переговорных, приемных и т.п.).
- Организация корпоративных мероприятий, конференций, собраний партнеров (формирование бюджета мероприятия, заключение договоров с подрядчиками, регистрация участников, оперативное решение технических вопросов).
- Ведение, координирование проекта. Ведение документооборота по данному проекту (сбор, хранение, актуализация и т.д.), подготовка и отправка писем и служебных записок, обработка входящих писем и служебных записок, связанных с работой группы, ведущей проект. Создание и ведение электронного архива документации по данному проекту (внутренняя и внешняя переписка, протоколы и первичные документы по договорам, правоустанавливающие документы, ИРД, проектная документация всех стадий, документы планирования и отчетности).
- Координация взаимодействия группы, ведущей проект, с внешними контрагентами. Сопровождение заключения договоров.
- Осуществление текущего контроля выполнения графика развития проекта, информирование руководителя подразделения об отклонениях и причинах отклонений от графика. Внесение корректировки в график.
Также мне за рамками моих основных обязанностей удавалось справляться со следующими задачами:
- благодаря моей ответственной работе с внешними контрагентами сохранить длительные рабочие связи с теми из них, кто не привлекаемыми в настоящее время к работе, с целью возможного возобновления сотрудничества с ними;
- участвовать в процессе оптимизации (сокращения) затрат по ведению бизнеса;
- подготовить и предоставить руководству аналитические справки по различным направлениям деятельности группы, ведущей проект;

За время работы в данной должности мне удалось достичь следующих результатов, которыми я гордилась сама и которые отмечались моим руководством:
- сократить на 40% время, необходимое для подготовки всего пакета документов для заключения договора;
- добиться повышения точности в части выполнения графика развития проекта на 50%;
- создать постоянную базу клиентов для проведения подрядных работ (78 клиентов);
По поручению руководителя подразделения выполнила расчет экономической эффективности процесса сокращения затрат по одному из направлений работы подразделения.
Кроме того, выполняла поручения руководителя подразделения, направленные на укрепление психологического комфорта в коллективе.

Преподавание экономики и общественных наук

- Мониторинг цен поставщиков.
- Заключение договоров с поставщиками, контроль их исполнения.

- Ведение, координирование проекта. Ведение документооборота по данному проекту (сбор, хранение, актуализация и т.д.), подготовка и отправка писем и служебных записок, обработка входящих писем и служебных записок, связанных с работой группы, ведущей проект. Создание и ведение электронного архива документации по данному проекту (внутренняя и внешняя переписка, протоколы и первичные документы по договорам, правоустанавливающие документы, ИРД, проектная документация всех стадий, документы планирования и отчетности).
- Делопроизводство: работа с договорами, актами, приказами, служебными и докладными записками, формирование и ведение электронного архива.
- Ведение и обновление электронной корпоративной базы контактов, графика отпусков, командировок и отгулов.
- Координация взаимодействия группы, ведущей проект, с внешними контрагентами. Сопровождение заключения договоров.
- Осуществление текущего контроля выполнения графика развития проекта, информирование руководителя подразделения об отклонениях и причинах отклонений от графика. Внесение корректировки в график.