Компания "ГБУ МО Центр Мемориальных Услуг"
ГБУ МО «ЦМУ» приглашает кандидата на вакансию - Помощница руководителя / Офис-менеджер / Секретарь.
Ждем Ваши отклики.
Просьба присылать резюме с фотографией и пожеланиями по оплате труда.
Что нужно будет делать:
- Выполнять поручения руководителя (встроиться и работать в команде);
- Организация работы документопотоков и жизнедеятельности офиса;
- Работа с программами Битрикс 24, 1С, МСЭД, MS Office и оргтехникой;
- Ведение документооборота - входящей / исходящей корреспонденции, деловой переписки;
- Ведение протоколов совещаний руководства и их письменная подготовка;
- Взаимодействие со смежными службами / подразделениями учреждения и внешними организациями по отдельным поручениям;
- Подготовка аналитических материалов, отчетности по документообороту;
- Встреча посетителей учреждения, в т.ч. подготовка чая/кофе;
- Организация питания руководителя, контроль клининга и т.п..
Требования к кандидату:
- Желание понимать, учиться и добиваться результата (в т.ч. интуитивное понимание руководителя и его задач).
- Владение электронными системами Битрикс 24, МСЭД, MS Office (изучить или уметь работать на уровне эксперта в системе МСЭД, Битрикс24 );
- Уметь и понимать принципиально всю цепочку действий документооборота (поступление-регистрация-передача руководителю-распределение-контроль-исполнение-завершение) от регистрации входящих и исходящих документов учреждения (почта России, электронная почта организации и лично директора, МСЭД, Битрикс24, нарочно, СБИС), до распределения документов на ответственных исполнителей, контроля исполнения и завершения задачи с ее закрытием;
- Контролировать обращения и поручения с напоминанием о сроках исполнения (минимум за 3 дня до контрольного срока и в день контрольного срока), а также контроль по задачам в Битрикс24;
- Организовать отслеживание порядка и уборки клининговой организацией в офисных помещениях и помещений для приема пищи, уборных, кабинетах руководства (периодический контроль за уборкой по чек листу для каждого помещения и проверка ведения журнала уборки).
- Ведение питания руководства;
- Ведение замены фильтров воздуха и контроль их замены сотрудниками обеспечения, ведение журнала;
- Проверка готовности офиса к новому дню, в т.ч. работоспособности техники на этаже;
- Составление различных заявок для нужд учреждения, оформлением пропусков работникам в помещения и на парковку, ведение таблицы по пропускам автомобилей работников на служебную парковку БЦ Гринвуд и т.п.;
- Приветствуется наличие высшего образования и опыта работы в государственных организациях и учреждениях,
- Исполнительность, коммуникабельность, лояльность и умение быстро адаптироваться;
- Внимательность при работе с объемами информации, обладание грамотной устной и письменной речью, желателен опыт в протоколировании встреч / совещаний руководителя;
- Способность планировать - определять приоритеты / распределять рабочее время, ответственность, умение самостоятельно ставить задачи и контролировать их исполнение;
- Доброжелательность в общении с сотрудниками / партнерами / контрагентами, стрессоустойчивость;
- Презентабельный внешний вид и офисный стиль одежды.
Готовы предложить:
- Соблюдение ТК РФ;
- Стабильную работу в государственном учреждении;
- График 5 / 2 (9.00-18.00);
- Своевременную заработную плату - от 80 тыс. на руки (итоговый размер по результатам собеседования);
- Оплату отпуска и больничных листов;
- Премирование по итогам квартала и года;
- Сплоченность коллектива, обучение, поддержка со стороны коллег / руководства, тимбилдинг;
- Комфортный офис на территории бизнес-парка "Гринвуд";
- Бесплатный корпоративный транспорт от м. Сходненская (15 мин на автобусе).
Место работы - Московская область, городской округ Красногорск, деревня Путилково, территория «Гринвуд», строение 23.
ГБУ МО "ЦМУ" создано более 5 лет назад правительством Московской области для оказания государственной услуги «Информирование и консультирование по вопросам погребения и похоронного дела» и выполнения работ в данной сфере.