Помощник/ассистент руководителя

28 Августа

от 70 000 до 90 000 руб.

Партнерские Вакансии

Компания "ТЕМПТУЛ"

Ассистент руководителя / офис-менеджер

ТЕМПТУЛ (TEMPTOOL)
70 000–90 000 ₽ на руки
Гибридный формат, до 6 часов в день

О компании

ТЕМПТУЛ — специализированный 3PL-оператор для фармацевтических и медицинских компаний.

Мы организуем ответственное и температурное хранение, складскую обработку, транспортную логистику, маркировку, лицензирование и регуляторное сопровождение.

Подробнее о компании: temptool.pro

В связи с развитием компании ищем ассистента, который возьмёт на себя организационную поддержку руководителя и координацию текущих офисных процессов.

Основная цель позиции

Освободить время руководителя от административных и координационных задач, обеспечить порядок в поручениях, документах, встречах и офисных процессах.

Нам нужен человек, который не просто фиксирует поручения, а понимает ожидаемый результат, самостоятельно организует выполнение задачи и сообщает о результате или возникших ограничениях.

Вакансия предполагает исключительно рабочие и корпоративные задачи. Личные и семейные поручения руководителя в обязанности не входят.

Основные задачи

Поддержка руководителя

• вести рабочий календарь, планировать встречи и контролировать договорённости;

• фиксировать поручения, определять сроки и отслеживать выполнение;

• координировать взаимодействие руководителя с сотрудниками, подрядчиками и партнёрами;

• готовить деловые письма, документы, таблицы, отчёты и презентации;

• собирать, проверять и структурировать информацию;

• вести протоколы встреч и контролировать выполнение принятых решений;

• организовывать деловые поездки, переговоры и рабочие мероприятия;

• проводить первичный поиск поставщиков и подрядчиков, запрашивать и сравнивать предложения.

Организация работы офиса

• заказывать необходимые товары и расходные материалы;

• взаимодействовать с курьерскими и обслуживающими организациями;

• организовывать приём и отправку корреспонденции;

• обеспечивать готовность офиса к встречам и переговорам;

• решать текущие административные и хозяйственные вопросы.

Ожидаемый результат в первые три месяца

• все поручения руководителя зафиксированы в единой системе и имеют понятный статус;

• задачи выполняются в согласованные сроки, важные вопросы не теряются;

• календарь и рабочие встречи организованы без накладок;

• документы и корпоративная информация систематизированы;

• офисные вопросы решаются без постоянного участия руководителя;

• по возникающим проблемам ассистент предлагает возможные варианты решения;

• руководитель получает краткую и своевременную информацию по текущим задачам.

Обязательные требования

• опыт работы ассистентом руководителя, бизнес-ассистентом, координатором или офис-менеджером от одного года;

• грамотная устная и письменная речь;

• уверенное владение электронной почтой, календарями, офисными программами, таблицами и облачными документами;

• умение самостоятельно планировать работу и расставлять приоритеты;

• внимательность к деталям и привычка проверять результат;

• способность работать с неполной информацией и своевременно задавать уточняющие вопросы;

• ответственность за сроки и договорённости;

• корректная деловая коммуникация;

• соблюдение конфиденциальности;

• готовность приезжать в офис один-два раза в неделю;

• базовые навыки использования нейросетей для поиска, подготовки и структурирования информации.

Будет преимуществом

• опыт непосредственной работы с собственником или генеральным директором;

• опыт в логистической, фармацевтической, медицинской или консалтинговой компании;

• навыки подготовки презентаций и аналитических материалов;

• опыт работы с договорами и первичными документами;

• умение настраивать простые автоматизации и электронные рабочие процессы.

Условия

• заработная плата — 70 000–90 000 ₽ на руки в зависимости от опыта и уровня самостоятельности;

• занятость — до шести часов в день, 4-5 дней в неделю;

• гибкое начало рабочего дня по согласованию с руководителем;

• преимущественно удалённая работа;

• посещение офиса один-два раза в неделю — в дни, согласованные заранее;

• офис расположен по адресу: Московская область, Химки, квартал Клязьма, строение 14Н, рядом с аэропортом Шереметьево;

• компенсация мобильной связи;

• оплата необходимых для работы нейросетей и цифровых сервисов;

• компенсация согласованных расходов на проезд до офиса и по рабочим задачам;

• прямое взаимодействие с руководителем компании;

• возможность расширять зону ответственности и развиваться в направлении бизнес-ассистента или координатора проектов.

Работа не предполагает круглосуточной доступности. Важно быть на связи в согласованные рабочие часы, соблюдать договорённости и своевременно предупреждать об изменениях в статусе задач.

Этапы отбора

1. Рассмотрение резюме и сопроводительного письма.

2. Короткое телефонное или видеоинтервью.

3. Интервью с руководителем.

4. Небольшое практическое задание продолжительностью до 60 минут.

5. Обсуждение условий и предложение о работе.

Как откликнуться

Вместе с резюме направьте короткое сопроводительное письмо и укажите:

• с каким руководителем и какими задачами вы работали;

• пример рабочей задачи, которую вы самостоятельно организовали и довели до результата;

• где вы территориально проживаете и удобно ли вам приезжать в офис в Химках;

• какой формат занятости и уровень дохода вы рассматриваете.